Oramai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di informazioni è la posta elettronica, anche detta e-mail (electronic mail).
L'elemento vincente di tale strumento è l'immediatezza nella trasmissione.
La Posta Elettronica Certificata (da qui l'acronimo PEC) è un sistema di posta elettronica, quindi una e-mail, unitamente alla quale viene fornita al mittente una documentazione elettronica con valenza legale.
Tale documentazione attesta e pertanto “certifica” l'invio e la consegna di documenti informatici.
Infatti, i due momenti “delicati” della comunicazione via e-mail, sono proprio l'invio e la ricezione (consegna al destinatario).
Essere in possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata consente di ricevere (dal proprio gestore di posta certificata):
- una ricevuta che costituisca una prova di valore legale relativamente all'avvenuto invio (conferma di spedizione) della mail e della documentazione eventualmente allegata;
- una ricevuta di ricezione da parte del destinatario (avvenuta consegna o mancata consegna della posta elettronica certificata) con la precisa indicazione temporale.
Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire o cancellare erroneamente le ricevute, la tracciatura che è stata fatta su dette mail (che per legge dovrà essere conservata per un periodo di 30 mesi) consentirà la riproduzione delle ricevute stesse (che avrà lo stesso valore legale delle ricevute in origine inviate).
Con la creazione della Posta Elettronica Certificata è stato fatto un passo importante in avanti verso lo snellimento della burocrazia e tutta la documentazione che nasce a causa di essa.
L'obiettivo è di sostituire piano piano la raccomandata a/r cartacea tradizionalmente utilizzata per comunicazioni di una certa rilevanza e importanza.
Oltre ad un ovvio risparmio economico (ogni raccomandata ha un costo, mentre C-posta offre la possibilità di inviare un numero illimitato di e-mail certificate) la Posta Elettronica Certificata gode di altri importanti vantaggi, quali:
1. Semplicità
2. Immediatezza
3. Comodità
4. Garanzia nella trasmissione
5. Identificazione e attestazione certa del mittente della mail
6. Attestazione della ricevuta da parte del destinatario
7. Pieno valore legale della trasmissione effettuata
8. Facilitazione e snellimento nelle comunicazioni private e aziendali